L'apport d'une entreprise individuelle en société

En tant que propriétaire d'entreprise Canadien, il existe de nombreuses façons d'étendre vos activités au-delà du secteur privé. En fait, à mesure que votre entreprise grandit et commence à gagner plus de revenus, vous voudrez peut-être envisager de passer à l'étape suivante; incorporation.

Cependant, avant que cela ne se produise, vous devrez déposer les bons documents qui, une fois approuvés, vous permettront de quitter votre entreprise individuelle. Vous ne savez pas comment cela se fait ? Continuez à lire pour le savoir.

Qu'est-ce qu'une Entreprise Individuelle?

Une entreprise individuelle, c'est quand vous possédez et exploitez une entreprise privée, ce qui peut être accompli en remplissant les permis appropriés. Comme aucune autre organisation commerciale n'est impliquée, vous devrez alors faire face à toutes les situations juridiques et financières qui se présenteront.

Bien qu'ils soient moins protégés contre les incidents juridiques ou liés à la dette, il est généralement moins cher et plus facile de revendiquer la propriété individuelle d'une entreprise que de l'incorporer, car vous n'aurez pas à consacrer autant de temps et d'argent aux frais juridiques ou comptables. Sans oublier que vous pouvez gérer votre entreprise comme bon vous semble.

De plus, vous n'aurez qu'à déposer les documents suivants pour immatriculer une entreprise privée:

• Un formulaire d'enregistrement d'entreprise (valable 5 ans après approbation)
• Vos déclarations de revenus personnelles annuelles (feuillets T1)
• Vos versements et déclarations de paie pour tous les membres du personnel
• Vos formulaires de taxe de vente (lorsque vous payez la TVH et/ou la TPS)

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Qu'est-ce qu'une société constituée en société?

Si votre entreprise ne cesse de croître en taille et en rentabilité, il est peut-être temps de l'enregistrer en tant qu'entreprise au niveau fédéral ou provincial, autrement connu sous le nom d'incorporation. La plupart des experts financiers recommandent ce processus pour les entreprises qui gagnent 50 000 $ ou plus par an.

Alors que certains propriétaires d'entreprise hésitent quant aux coûts et documents supplémentaires associés au processus d'enregistrement, l'incorporation peut être très avantageuse car elle transforme votre entreprise privée en une entité juridique et financière distincte. Cela vous offre, à vous et à tous les autres actionnaires ajoutés, une protection contre les poursuites, les pénalités de recouvrement de créances et d'autres responsabilités que la société accumule. Sans oublier que cela permet au nom et à l'héritage de votre entreprise de perdurer, même après que vous (ou l'un de ses administrateurs d'origine) ayez vendu vos actions ou que vous soyez décédé.

Choisir entre une incorporation fédérale ou provinciale

Si vous avez décidé de vous constituer en société, le prochain choix que vous devez faire est de le faire au niveau provincial ou fédéral. Les deux options ont des avantages et des inconvénients qui peuvent changer radicalement la santé financière de votre entreprise, alors assurez-vous d'obtenir des conseils professionnels avant de vous inscrire.

Constitution fédérale

Si vous vous inscrivez au niveau fédéral, le nom de votre entreprise sera protégé dans toutes les provinces et tous les territoires du Canada, ce qui est un atout considérable, en particulier en cas de problème juridique ou financier.

Les autres avantages de la constitution en société fédérale comprennent, sans toutefois s'y limiter:

• Le processus d'enregistrement peut être légèrement moins cher que l'incorporation provinciale, avec seulement 200 $ à 300 $ de frais de traitement à payer initialement.
• Les formulaires d'enregistrement fédéraux sont remplis automatiquement par le biais du système du gouvernement du Canada, ce qui vous permet d'économiser un peu de temps et d'efforts dans l'ensemble.
• Votre entreprise peut opérer légalement dans n'importe quelle partie du pays, même si une autre entreprise porte le même nom ou un nom similaire.
• Le nom de l'entreprise aura plus de réputation en général, que ce soit localement ou internationalement.

Cependant, la constitution en société fédérale présente certains inconvénients, tels que:

• Il faut plus de main-d'œuvre et de financement pour gérer une société fédérale au fil des ans, d'autant plus que ses impôts sur les sociétés doivent être produits annuellement 
• Bien que l'enregistrement soit moins cher, il nécessite plus de paperasse et peut finir par être plus coûteux que l'incorporation provinciale en raison des coûts comptables supplémentaires.
• Vous devrez remplir des formulaires d'inscription supplémentaires pour étendre votre entreprise en Nouvelle-Écosse, à Terre-Neuve-et-Labrador, en Saskatchewan et en Ontario.
• Pour vous inscrire à l'échelle du Canada, un examinateur fédéral doit inspecter et approuver le nom de votre entreprise, ce qui prend également du temps.

Incorporation provinciale

Tout comme il semble, l'incorporation provinciale consiste à enregistrer votre entreprise dans une province ou un territoire spécifique, et vous devez obtenir des autorisations distinctes si vous souhaitez vous développer en dehors de votre secteur désigné (juridiction).

Bien que de nombreux propriétaires d'entreprise choisissent la voie fédérale, l'incorporation provinciale présente également de nombreux avantages, tels que:

• L'entreprise peut économiser de l'argent dans l'ensemble, car il n'est pas obligatoire de produire des déclarations de revenus chaque année dans toutes les provinces ou tous les territoires.
• Bien que les frais d'inscription provinciaux soient légèrement plus élevés (300 $ à 400 $), il y a beaucoup moins de paperasse à remplir et de documentation à fournir pour se qualifier.
• L'enregistrement du nom de votre entreprise est un peu plus facile s'il est limité à un domaine particulier, car un examen fédéral ne sera pas nécessaire.

Malheureusement, l'incorporation provinciale n'est pas sans inconvénients, tels que:

• Votre entreprise ne sera protégée que dans sa ou ses juridictions enregistrées, de sorte qu'une grande société fédérale peut avoir plus de pouvoir financier et juridique sur vous, même si vous portez le même nom ou vendez des produits similaires.
• Vous devez vous inscrire pour obtenir un numéro d'entreprise individuel en AL, NL NT, NU, PE, QC et YT (attribué automatiquement dans toutes les autres provinces et territoires). Cela peut nécessiter plus d'efforts et de coûts comptables.
• Les possibilités seront limitées lorsqu'il s'agira d'accroître la réputation et la rentabilité de votre entreprise à l'extérieur de votre province/territoire.

De quoi avez-vous besoin pour constituer votre entreprise?

Lorsque vous vous constituez en société, il peut être judicieux d'engager un comptable professionnel pour superviser l'aspect financier du processus d'enregistrement, ainsi qu'un avocat pour vous conseiller sur toutes les exigences légales. Dans ce cas, économisez au moins 1 000 $ à 2 000 $ pour ces seuls coûts.

Vous devrez peut-être également fournir ces documents pendant et dans les années qui suivent le processus d'inscription (les exigences varient selon la province/le territoire):

• Statuts constitutifs (formulaires d'inscription fédéraux, provinciaux ou territoriaux)
• Déclarations d'informations annuelles (détails des administrateurs de la société et structure de l'actionnariat)
• Divers documents d'entreprise (vous devez les conserver pendant au moins six ans)
• Déclarations annuelles d'impôt sur les sociétés et états financiers
• Paiements et déclarations de paie pour les employés de l'entreprise
• Déclarations de TPS et/ou de TVH (si votre entreprise gagne plus de 30 000 $ par an)
• Au moins un rapport de recherche de nom NUANS (juridictions anglaises) ou CIDREQ (Québec) pour confirmer que le nom de votre entreprise n'est pas déjà pris.

Bien que vous puissiez faire tout cela en ligne sur le site Web du gouvernement du Canada, il existe également de nombreux points de vente physiques et portails Web d'entreprises dans chaque juridiction où vous pouvez vous inscrire pour une incorporation provinciale ou fédérale.

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Assurez-vous de mettre à jour les éléments suivants lorsque vous incorporez

N'oubliez pas que l'incorporation de votre entreprise, que ce soit au niveau provincial ou fédéral, n'est pas toujours simple et demande beaucoup de temps, d'argent et de patience. Cela dit, c'est certainement l'un des moyens les plus efficaces de développer votre entreprise et d'engranger plus de profits en conséquence.

C'est pourquoi il est essentiel d'obtenir les bons conseils professionnels avant de commencer à remplir vos formulaires d'inscription. Assurez-vous de comprendre tous les aspects de l'incorporation et d'être conscient des mises à jour nécessaires que vous devez effectuer, telles que:

Nom de l'entreprise 

 Si votre rapport NUANS ne montre aucune différence avec d'autres sociétés, vous pouvez commencer par ajouter l'une de ces terminaisons légales au nom de votre entreprise et l'enregistrer correctement:

• Inc.
• Incorporé
• Ltd.
• Limité
• Corp.
• société

Informations financières 

Dès que la société est enregistrée en tant qu'entité distincte, vous devrez créer un compte d'entreprise auprès de votre banque, qui apparaît sous une catégorie d'entreprise différente. Ensuite, vous devez faire imprimer de nouveaux chèques qui affichent clairement le nom de l'entreprise.

Renseignements fiscaux 

Vous devrez également enregistrer ou mettre à jour plusieurs documents auprès de l'Agence du revenu du Canada, y compris votre numéro d'entreprise, votre compte d'impôt sur les sociétés, la TVH, la TPS et la paie. Tout cela nécessitera une gestion régulière, surtout si l'entreprise se développe lentement dans d'autres juridictions.

Image de l'entreprise 

Une fois que vous vous êtes occupé des formalités et que votre entreprise se tient debout, il est temps de mettre à jour l'apparence de votre entreprise avec un nouveau logo et d'autres formes de publicité, telles que des cartes de visite et des enseignes.

Qu'advient-il de votre entreprise individuelle après votre constitution en société?

Selon l'endroit où vous postulez et le type de société que vous créez, l'ensemble du processus d'enregistrement peut durer environ une semaine, donner ou prendre quelques jours pour configurer ou mettre à jour les documents et comptes nécessaires. Peu de temps après, votre banque devrait transmettre cette information aux bureaux de crédit du Canada (Equifax, TransUnion, Dun & Bradstreet), qui modifieront chaque version de votre dossier de crédit commercial en conséquence.

La dernière étape consiste à annuler votre entreprise individuelle, ainsi que tous les anciens comptes financiers ou fiscaux (qui devront être recréés sous le nouveau nom de l'entreprise). Une fois que tout cela est fait, félicitations, votre société est en route vers la grandeur !