Chaque année, vos employés doivent produire leur déclaration de revenus provinciale. En tant qu’employeur au Québec, vous avez l’obligation de leur remettre un relevé 1 (RL-1). Ce document résume tous les revenus versés ainsi que les retenues à la source effectuées pendant l’année civile.
Le RL-1 est transmis à Revenu Québec et sert de base au calcul de l’impôt provincial de vos employés. Une erreur peut entraîner des ajustements fiscaux, des pénalités ou des retards de remboursement.
Points clés à retenir
- Le relevé 1 (RL-1) est obligatoire pour tout employeur québécois qui verse une rémunération imposable.
- La date limite de production est le dernier jour de février suivant l’année visée.
- Le RL-1 doit concorder avec vos versements annuels et le RL-1 Sommaire.
- La transmission électronique est obligatoire si vous produisez plus de 50 relevés.
- Les erreurs ou retards peuvent entraîner des pénalités et des intérêts.
Qu’est-ce que le relevé 1 ?
Le relevé 1 est le feuillet fiscal provincial utilisé uniquement au Québec. Il détaille les revenus d’emploi et les cotisations obligatoires retenues.
Quels revenus sont déclarés ?
On y retrouve notamment :
- Le salaire brut
- Les primes et commissions
- Les pourboires déclarés
- Les avantages imposables (voiture fournie, assurance collective, allocation de logement, etc.)
- Certaines indemnités
Par exemple, si vous fournissez une voiture à un employé pour usage personnel, la valeur de cet avantage doit être calculée et ajoutée à son revenu imposable dans le RL-1.
Quelles retenues apparaissent sur le RL-1 ?
Le feuillet indique aussi les cotisations versées aux principaux régimes :
- Régime de rentes du Québec (RRQ)
- Régime québécois d’assurance parentale (RQAP)
- Assurance-emploi
- Régime de pension agréé (RPA), le cas échéant
- Impôt du Québec retenu à la source
Il est important de noter que le RL-1 est distinct du T4 fédéral produit pour l’Agence du revenu du Canada. Au Québec, les employeurs doivent généralement produire les deux.
Qui doit produire un RL-1 ?
Toute entreprise qui verse une rémunération imposable à un employé au Québec doit produire un relevé 1.
Cela inclut non seulement les salaires réguliers, mais aussi les primes ponctuelles, les commissions, certaines bourses imposables et même certains avantages versés après la fin d’emploi.
Même si un employé a travaillé seulement quelques semaines dans l’année, un RL-1 doit être produit dès qu’un montant imposable a été versé.
Date limite de production
La date limite pour transmettre les relevés RL-1 et le RL-1 Sommaire est le dernier jour de février suivant l’année d’imposition. Par exemple, pour les revenus versés en 2025, la date limite sera le 28 février 2026.
Situations particulières
Certaines situations modifient l’échéance. Si vous cessez vos activités, vous disposez généralement de 30 jours après la fin des opérations pour produire les relevés. Si vous n’avez plus d’employés et cessez définitivement de faire des retenues, les délais sont plus courts.
Ces exceptions sont importantes pour les entreprises en restructuration, en liquidation ou lors d’une vente d’actifs.
Pour en savoir plus sur : Date limite d'impôt 2026.
Comment transmettre les relevés 1
Transmission électronique
La transmission électronique est fortement privilégiée par Revenu Québec. Si vous produisez plus de 50 relevés, l’envoi en format électronique est obligatoire, généralement par fichier XML via un logiciel de paie autorisé ou via le portail Mon dossier pour les entreprises.
Même en dessous de 50 relevés, la transmission en ligne est recommandée. Elle réduit les erreurs de saisie et accélère le traitement.
Le RL-1 Sommaire
En plus des feuillets individuels, vous devez produire un RL-1 Sommaire, qui regroupe les totaux de :
- Salaires versés
- Retenues effectuées
- Cotisations de l’employeur
Ce sommaire doit concorder avec les versements périodiques effectués durant l’année. En cas d’écart, Revenu Québec peut demander des explications ou procéder à une vérification.
Comprendre les principales cases du RL-1
Case A : revenu d’emploi
C’est la case la plus importante. Elle indique le salaire brut et toute rémunération imposable.
Exemple : si un employé gagne 60 000 $ par année et reçoit une prime de 5 000 $, la case A indiquera 65 000 $, plus la valeur de tout avantage imposable.
Case E : impôt du Québec retenu
Cette case reflète l’impôt provincial retenu à la source. Si les retenues ont été insuffisantes, l’employé pourrait devoir payer un solde lors de sa déclaration.
Cases liées au RRQ et au RQAP
Les cases B, G, H et I concernent les cotisations et salaires admissibles aux régimes publics québécois. Les plafonds de cotisation sont ajustés chaque année. Il est essentiel que votre logiciel de paie soit à jour afin de respecter les maximums annuels en vigueur.
Pour en savoir plus sur : Les Cotisations syndicales sont-elles des déductibles d'impôts ?
Situations particulières fréquentes
Entente de report de salaire
Si un employé gagne un salaire en 2025 mais qu’une partie est versée en 2026 selon une entente formelle, le revenu doit généralement être déclaré dans l’année où il est gagné.
Congé sabbatique
Dans le cas d’un régime de congé différé, les montants accumulés et versés doivent être déclarés correctement selon l’année d’imposition applicable.
Employé décédé
Les montants dus au moment du décès doivent être déclarés. Certains paiements versés à la succession doivent être indiqués dans des cases spécifiques.
Employé autochtone
Certains revenus gagnés sur une réserve peuvent être exonérés d’impôt provincial selon des critères précis. Toutefois, ils peuvent demeurer admissibles aux cotisations RRQ ou RQAP. Une analyse au cas par cas est souvent nécessaire.
Erreurs fréquentes chez les employeurs
Plusieurs erreurs reviennent régulièrement :
- Oublier d’inclure un avantage imposable (ex. : cellulaire payé par l’entreprise)
- Mal calculer l’usage personnel d’un véhicule fourni
- Ne pas concilier les retenues mensuelles avec le total annuel
- Produire les relevés en retard
Les pénalités pour production tardive varient selon le nombre de relevés et la durée du retard. Des intérêts peuvent aussi s’appliquer.
Modifier ou annuler un RL-1
Si vous découvrez une erreur après la transmission, vous devez produire un relevé modifié ou annulé et le retransmettre électroniquement à Revenu Québec. Une copie corrigée doit aussi être remise à l’employé.
Il est conseillé d’agir rapidement, surtout si l’employé a déjà produit sa déclaration.
Conservation des documents
Les employeurs doivent conserver les relevés et documents justificatifs pendant au moins six ans après la fin de l’année visée. Cela inclut les registres de paie, les preuves de versements et les calculs d’avantages imposables.
En cas de vérification, ces documents seront exigés.
Lecture supplémentaire
À retenir
Le relevé 1 est bien plus qu’un simple feuillet fiscal. Il représente la synthèse annuelle de vos obligations en matière de paie et de retenues à la source au Québec.
Une gestion rigoureuse permet :
- D’éviter des pénalités
- De protéger votre entreprise en cas de vérification
- D’assurer une déclaration de revenus exacte pour vos employés
Pour les taux, plafonds et directives techniques à jour, il est recommandé de consulter directement le site officiel de Revenu Québec, qui publie chaque année les paramètres applicables.
Question Fréquemment Posée
Quelle est la différence entre le RL-1 et le T4 ?
- Le RL-1 est le feuillet provincial produit au Québec et transmis à Revenu Québec.
- Le T4 est le feuillet fédéral transmis à l’Agence du revenu du Canada.
Dois-je produire un RL-1 pour un employé temporaire ou saisonnier ?
Que se passe-t-il si je produis mes relevés en retard ?
Dois-je produire un RL-1 même si je ferme mon entreprise ?
Comment corriger une erreur sur un RL-1 déjà transmis ?
Quels avantages imposables causent le plus d’erreurs ?
- L’usage personnel d’un véhicule fourni par l’employeur
- Les allocations de déplacement mal classifiées
- Les assurances collectives payées par l’employeur
- Certains avantages liés au télétravail
