Comprendre le Relevé 1 (RL-1) pour les employeurs

Chaque année, vos employés doivent remplir leur déclaration d'impôts et, en tant qu'employeurs, vous devez leur fournir un formulaire Releve 1.

Il est essentiel de bien comprendre son relevé 1 autant que la cote de crédit, les prêts personnels et le niveau de dette. Comprendre sa situation financière globale, c'est essentiel pour optimiser la déclaration de revenus et bénéficier des avantages fiscaux.

Qu’est-ce que le relevé 1 sur le formulaire des impôts?

Au Québec, le document utilisé pour détailler les revenus et les retenues statutaires d'un employé pour l'année fiscale est le relevé 1 (RL-1) des employeurs.

Il englobe divers types de rémunération tels que les salaires, les commissions, les avantages imposables et les cotisations d'entreprise. Il contient également les déductions obligatoires qui s'appliquent dans la province.

L’employeur devra:

• établir RL-1 pour chaque employé au Québec.
• envoyer ces RL-1 à Revenu Québec.
• faire parvenir une copie des RL-1 à vos salariés.

Vos salariés devront utiliser leurs relevés RL-1 quand ils rempliront leur déclaration d’impôt. C'est important de bien remplir le RL-1 pour éviter des erreurs et des problèmes fiscaux. Mais n'oubliez pas que cela peut aussi aider à contribuer au financement des services publics de la province.

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EN SAVOIR PLUS

Qui doit produire un relevé 1 ?

Vous êtes tenu de produire un relevé 1 si vous:

• avez payé des salaires, des gratifications, des pourboires, des frais, des bourses d’études ou des commissions dans l’année à titre d’employeur ou de payeur.
• avez versé des montants à titre de gardien d’un régime d’avantages sociaux à un bénéficiaire du régime.

• allouez des sommes attribuées à titre de fiduciaire d’employé à un bénéficiaire de la fiducie.
• avez payé des revenus précis qui ne constituent pas un traitement ou un salaire à titre de payeur.
• avez alloué plus d’un numéro de compte d’employeur.
• êtes un employeur qui succède à un autre employeur.

Quelles sont les nouveautés dans les codes d’information complémentaires au relevé 1 ?

Les voici:

• Code d’information O-8: est utilisé exclusivement par Revenu Québec pour identifier le remboursement d'une prestation qui a été versée en vertu du Programme d'encouragement à la rétention des travailleurs essentiels.
• Code d'information 0-9 : est un identifiant utilisé uniquement par le gouvernement canadien pour suivre les remboursements liés à certaines prestations.
• Ces codes ne doivent pas être inscrits dans les cases vides des feuillets RL-1 que vous produisez.
• Code (case 0): est le nouveau code pour le paiement unique pour les personnes âgées (code RY).

Quelle serait la date limite pour le dépôt du relevé 1 pour les employeurs ?

Votre date limite pour produire et envoyer les relevés RL-1 aux employés et bénéficiaires est le dernier jour du mois de Février qui suit l’année visée avec les relevés.

Une date limite différente peut s’appliquer pour des circonstances spéciales. Consultez le tableau qui suit.

Et comment transmettre les relevés 1?

Si vous produisez plus de 50 relevés 1, vous devez les transmettre à Revenu Québec avec :

• un logiciel autorisé par Revenu Québec (à l'aide d'un fichier XML);
• les services de Mon dossier pour les entreprises.

Si vous produisez moins de 51 relevés 1, vous pouvez les faire parvenir à Revenu Québec :

• en ligne avec un logiciel autorisé par Revenu Québec (dans un fichier XML)
• en ligne en utilisant les services de Mon dossier de l'entreprise; ou.
• par la poste, sur papier (un exemplaire de chaque relevé).

Avec les relevés RL-1, vous devez aussi produire le rapport RL-1 de l'année en question. Joindre la copie 1 du RL-1 papier au RL-1 Sommaire. Sauf si vous remplissez les relevés ou le résumé en ligne.

Comment remplit-on habituellement un relevé 1 ?

Ici, les diverses cases du relevé 1 correspondent à différentes facettes de votre entreprise, c’est-à-dire les revenus, les dépenses, les employés et les avantages sociaux. Par exemple, dans la case A, vous placez le traitement ou salaire et toute autre rémunération (y compris les primes) versés à un employé.

• Case B: le total des cotisations au RRQ retenues.
• Case C: la somme des cotisations d’assurance-emploi retenues.
• Case D: les informations sur les cotisations au RPA qui sont retenues.
• Case E d’un employé: la somme de l’impôt du Québec retenu à la source.
• Case F: le total des montants retenus comme cotisations syndicales (voir les conditions à remplir).
• Case G: le traitement ou le salaire donnant droit à une pension du Régime des Rentes du Québec.
• Case H: la somme des primes du Régime Québécois d’Assurance Parentale (RQAP) retenues au cours de l’année.
• Case I : le traitement ou le salaire admissible au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP). Le maximum pour 2022 est 88 000 $).

Pour un guide et une information complète, il serait à votre avantage de consulter le site de Revenu Québec.

Comment remplir un relevé 1 avec des circonstances particulières ?

Revenu Québec pourvoit des cases sur le relevé 1 pour les employés avec des circonstances particulières. Pour un guide et une information complète, il serait à votre avantage de consulter le site de Revenu Québec.

Un employé bénéficiant d’une entente de report de salaire :

• pour l’année en cours où le salaire a été gagné, incluez dans la case A la partie du salaire (ou traitement) gagné qui sera payé une autre année.
• pour l’année où le salaire différé est versé (avec entente d'échelonnement du salaire), n’incluez pas dans la case A la partie du salaire gagné d’une autre année que vous avez versé pendant l’année en cours.

Un salarié qui bénéficie d’un régime de congé sabbatique.

Ce régime inclut les montants amassés par un salarié pour un congé sabbatique qui lui seront attribués durant son congé, les sommes sont versées durant le congé.

• Case À: placer le revenu brut payé durant l’année avec les montants attribués pendant son congé pris pendant l’année.
• Case B: placer l’ensemble des sommes de la case A, ajouter la partie du salaire gagné pendant l’année qui sera attribuée pendant le congé, soustraire les montants attribués pour les congés pris pendant l’année.

Un employé décédé pendant l’année :

Pour avoir versé des montants pour un salarié décédé pendant l’année, voici des précisions sur les informations à placer sur le relevé 1.

• Case A: placer le revenu brut payé au salarié décédé incluant tout montant qui lui était dû et qui aurait été attribué durant l’année.
• Case O: placer les sommes d’argent attribuées à la succession du salarié décédé tels que les congés de maladie accumulés et non utilisés et celles attribuées par le dépositaire d’un régime de prestations aux salariés.

Un employé autochtone:

Pour avoir attribué des montants à un salarié autochtone, voici des précisions sur les informations à placer sur le relevé 1 :

• case A: indiquez le revenu brut payé pendant l’année en soustrayant le revenu d’emploi gagné dans une réserve ou un local autochtone.
• case G: indiquez le salaire recevable à la RRQ attribué pendant l’année, incluant les montants gagnés sur une réserve ou local autochtone.
• case I: placez les montants gagnés et recevables au RQAP versé pendant l’année, incluant les montants gagnés dans une réserve ou local autochtone.

Dernières réflexions

Le RL-1 est un document important pour les employeurs au Canada. Il permet à l'ARC de tenir à jour les dossiers fiscaux des employés et de s'assurer que les impôts sont correctement calculés et remboursés. Les employeurs doivent veiller à remplir correctement le RL-1 et à le soumettre à temps pour éviter les pénalités et les retards de remboursement. En remplissant bien le relevé 1 de vos employés, vous respectez les obligations légales, facilitez le calcul des impôts, évitez les pénalités et aidez les employés à remplir leur déclaration de revenus correctement.